МОНГОЛЫН МЯНГАНЫ СОРИЛТЫН САН

(МОНГОЛЫН МСС)

НЭЭЛТТЭЙ АЖЛЫН БАЙРНЫ ЗАР

Дуусах цаг, огноо: 2023 оны 7 дугаар сарын 28-ны өдрийн 17.00 цаг

1. ЗАХИРГААНЫ ТУСЛАХ АЖИЛТАН

Захиргааны туслах ажилтан нь Оффисын менежерийн шууд удирдлага дор Монголын МСС-ийн захиргаа, аж ахуйн туслах ажлыг гүйцэтгэнэ.

Үндсэн ажил үүрэг

• Монголын МСС-ийн захиргааны ажлын урт болон богино хугацааны төлөвлөгөөг боловсруулахад оролцох.
• Монголын МСС-ийн холбогдох албан тушаалтнууд болон МСК зэрэг холбогдох байгууллагатай санал солилцсоны үндсэн дээр байгууллагын аюулгүй байдлын бодлого, дүрэм журмыг боловсруулж, тухай бүр шинэчлэхэд Оффисын менежерт туслалцаа үзүүлэх.
• Монголын МСС-ийн захиргааны бодлого, дүрэм, журмыг боловсруулж, тухай бүр шинэчлэхэд Оффисын менежерт туслалцаа үзүүлэх.
• Монголын МСС-ийн ажлын байрны бэлэн байдал, зохион байгуулалт, засвар үйлчилгээ болон бусад хэрэгцээ шаардлагыг шуурхай хангаж ажиллах.
• Монголын МСС-ийн эд хөрөнгийн (тоног төхөөрөмж, тавилга, бичгийн хэрэгсэл г.м) зохист хэрэглээг ханган, засвар үйлчилгээг хариуцан гүйцэтгэх.
• Эд хөрөнгийн бүртгэлийг зохих журамд нийцүүлэн, сайн туршлагад суурилан хөтөлж, тухай бүр шинэчлэх.
• Аливаа үйлчилгээ, бараа материалын хангамж, нийлүүлэлтийг зохих бодлого журмын дагуу гүйцэтгэх.
• Албан байрыг бусад этгээдтэй хамтран эзэмшиж байгаа тохиолдолд дундын аливаа өмчийн ашиглалт болон аюулгүй байдал, эрүүл ахуйг хангах чиглэлээр нягт хамтран ажиллах.
• Захиргаа, аж ахуйн аливаа мэдээллийг Оффисын менежер болон Захиргааны асуудал хариуцсан захиралд тухай бүр зохих ёсоор хүргэж, ажлын явцыг тогтмол мэдээлж байх.
• Оффисын менежерт ажлын явц болон тулгамдаж буй хүндрэл бэрхшээлийг тогтмол мэдээлж байх.
• Монголын МСС-ийн зочдыг хүлээн авахад шаардлагатай бэлтгэл ажилд оролцож, туслалцаа үзүүлэх.
• Оффисын менежер болон Захиргааны асуудал хариуцсан захирлаас өгсөн бусад ажил үүргийг тухай бүр гүйцэтгэх.

Шалгуур үзүүлэлт

• Боловсрол: Бизнесийн удирдлага, байгууллагын хөгжил болон менежмент, санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн болон ижил төстэй бусад чиглэлээр бакалаврын буюу түүнээс дээш зэрэг эзэмшсэн байх.
• Ажлын туршлага: Оффисын захиргаа, аж ахуй, нарийн бичиг буюу түүнтэй ижил төстэй чиг үүрэгтэй ажлын гурваас (3) доошгүй жилийн туршлагатай байх.
• Хэлний мэдлэг: Монгол, англи хэлний бичгийн болон ярианы өндөр чадвартай (англи хэлний ILR Level 3 буюу түүнээс дээш чадвартай) байх.

АЖЛЫН БАЙРАНД ХАМААРАХ ҮНДСЭН УР ЧАДВАР:

• Зохион байгуулалт сайтай, үр дүнг чухалчилсан хандлагатай бөгөөд Компакт гэрээний стратеги, зорилтуудыг ажлын тодорхой төлөвлөгөө болгон буулгах.
• Нэгдмэл зорилгын төлөө багийн бусад гишүүдтэй уялдаа холбоотойгоор нягт хамтран ажиллаж, холбогдох талуудтай итгэлтэй, түншийн харилцаа тогтоох.
• Болзошгүй сорилтуудыг урьдчилан харж, оновчтой шийдэл санал болгох.
• Монгол, англи хэлээр баримт бичиг боловсруулах чадвартай байх.
• Microsoft Office болон ажлын байр тус бүрд хамаарах мэргэжлийн программ хангамжийг сайтар эзэмшсэн.
• Цаг үеийн асуудлуудыг шуурхай ойлгож, асуудал шийдвэрлэх, олон ажлыг нэг дор гүйцэтгэх хувийн зохион байгуулалт сайн байх.
• Ачаалал даах, ажлаа үр дүнтэйгээр зохион байгуулж, төлөвлөх.
• Өөрийн болон бусдын ажлыг гүйцэтгэхэд шаардлагатай мэдээлэл, тоо баримтыг боловсруулан дүн шинжилгээ хийж, шийдвэр гаргах.

ХОЛБОГДОХ ХАЯГ:

Англи хэлээрх намтар (Curriculum Vitae), ажил горилох тухай захидал (“Cover Letter”), дипломын хуулбар болон шаардлагатай гэж үзсэн бусад материалыг hr@mca-mongolia.gov.mn э-шуудангаар ирүүлнэ (АЖЛЫН БАЙРНЫ НЭРИЙГ ТОДОТГОНО).

Сонгон шалгаруулалтын талаарх мэдээллийг ажлын цагаар 7711-1710 утсаар авна уу.

Сонгон шалгаруулалтын аливаа (өргөдөл гаргах, ярилцлагад орох, тайлан боловсруулах, сургалтад хамрагдах зэрэг) шатанд Монголын МСС болон түүний аливаа төлөөлөлд хураамж, төлбөр төлөхгүй болно.

MILLENNIUM CHALLENGE ACCOUNT

(MCA – MONGOLIA)

VACANCY ANNOUNCEMENT

Closing date: 17.00 ULAT, July 28, 2023

1. OFFICE ASSISTANT

• The Office Assistant reports to the Office Manager and is responsible for providing administrative and clerical support to MCA-Mongolia.

 Duties and responsibilities

• Contribute to the development of short and long-term administrative plan for MCA-Mongolia.
• Support Office Manager in preparing and revising the security policy for the organization in consultation with relevant officials of MCA-Mongolia and stakeholders such as MCC, and ensure proper security in the office place.
• Support Office Manager in preparing and revising the administrative policy and procedures of MCA-Mongolia as needed in accordance with the standards set by MCC and relevant laws, rules and procedures of Mongolia.
• Meet all MCA-Mongolia needs and requirements for office set up, arrangement, and maintenance in a timely and efficient manner.
• Ensure proper use and maintenance of MCA-Mongolia’s assets (e.g. equipment, furniture, stationeries, etc.).
• Ensure inventories are kept in accordance with the principles of best practice.
• Ensure offices are adequately stocked with necessary supplies.
• In case of shared facilities, maintain good collaboration in the area of safety and security as well as use of communal utilities.
• Ensure that all information related to office administrative is properly and timely communicated to the Office Manager and Director of Administration if necessary.
• Regularly inform the Office Manager on progress and challenges encountered during performance of assigned tasks.
• Assist in coordinating and hosting visitors to MCA-Mongolia.
• Perform additional tasks and assume additional responsibilities assigned by the Office Manager and the Director of Administration.

Evaluation criteria

Education:

• Bachelor or higher degree in business administration, management, accounting, organizational development, or a similar field.

Work experience:

• Three or more years of experience working in office administration, performing clerical duty, and other administrative services.

Communication and languages:

• Demonstrated ability to communicate effectively in English and Mongolian, both verbally and in writing. English language proficiency at ILR Level 3 or above is preferred.

CORE COMPETENCIES:

• Organized and results-oriented, with the ability to translate Compact strategy and objectives into tasks and work plans.
• Skilled in building consensus among employees and developing strong relationships with outside stakeholders.
• Able to identify and propose solutions to mitigate and manage risks.
• Able to produce professional correspondence and documents, including business letters, memos, professionally researched reports and other documents.
• Proficiency in Microsoft Office and relevant professional applications and software.
• Punctual and reliable with high interpersonal, problem-solving, and multitasking skills.
• Able to work under pressure and plan personal workload effectively.
• Skilled in analyzing facts and data to support sound, logical decisions regarding own and others’ work.  

TO APPLY

For the position of the Office Assistant:

Please submit your Cover Letter and Curriculum Vitae (“CV”) in English, copy of diploma and other relevant documents via email to hr@mca-mongolia.gov.mn (INDICATE THE REFERRED POSITION IN THE SUBJECT LINE).

For recruiting information, please contact at 7711-1710 during business hours.

No fees will be paid to MCA-Mongolia or any of its agents at any stage of the recruitment process (application, interview, processing, training fees or other).