МОНГОЛЫН МЯНГАНЫ СОРИЛТЫН САН

(МОНГОЛЫН МСС)

НЭЭЛТТЭЙ АЖЛЫН БАЙРНЫ ЗАР

Дуусах цаг, огноо: 2021 оны 12 дугаар сарын 13-ны 17.00 цаг

1.ЗАХИРГААНЫ АСУУДАЛ ХАРИУЦСАН ЗАХИРАЛ

Захиргааны асуудал хариуцсан захирал нь захиргааны бодлого, журам боловсруулж хэрэгжүүлж, Монгол МСС-ийн өдөр тутмын үйл ажиллагааг удирдаж, үүнд оффисын үйлчилгээ, барилга байгууламжийн менежмент, тээвэр, ложистик, мэдээллийн технологи, хүний ​​нөөцийн асуудлыг хариуцаж ажиллана. Захиргааны асуудал хариуцсан захирал нь Гүйцэтгэх захиралд тайлагнах бөгөөд гурван менежерээс гадна, нийт 12 ажилтны өдөр тутмын үйл ажиллагааг удирдлага, чиглэлээр хангаж ажиллана.

Үндсэн ажил үүрэг

• Монголын МСС-ийн захиргааны бодлого, дүрэм журмыг МСК-ын баримт бичгийн бүрдэл, архив хөтлөлт, эрүүл ахуй, хөдөлмөрийн аюулгүй байдал, үйл ажиллагааны тасралтгүй байдлын талаарх бодлого, дүрэм журам болон дотоодын холбогдох хууль тогтоомжийг баримтлан, Монголын МСС-ийн үйл ажиллагааны хэрэгцээ шаардлагад нийцүүлэн боловсруулж, хэрэгжүүлэх ажлыг удирдан зохион байгуулах.
• Захиргааны үйл ажиллагаа, оффисын үйлчилгээ, тавилга, тоног төхөөрөмж, зохион байгуулалт, тээвэр, томилолт, мэдээллийн технологи зэрэг чиглэлээр Монголын МСС-ийн хэрэгцээ шаардлагыг хангах стратегийг боловсруулах ажлыг удирдан зохион байгуулж, эдгээр чиглэл тус бүрт шаардлагатай төсвийг боловсруулах.
• Оффисын менежер, мэдээллийн технологийн менежер, хүний нөөцийн менежерийн өдөр тутмын ажлыг шууд удирдаж, Монголын МСС-ийн захиргааны албаны үйл ажиллагааг стратегийн удирдлага, чиглэлээр хангах.
• Оффисын байр байгууламж, тоног төхөөрөмж, тээврийн хэрэгслийн ашиглалт, ажиллагаанд хяналт тавьж, бэлэн байдал, хэвийн ажиллагаа, аюулгүй байдал, ашиглахад дөхөм байдал, ашигт байдлыг хангаж ажиллах.
• Байгууллагын үйл ажиллагаатай холбоотой дотоодын хууль тогтоомжийг мөрдөж ажиллах талаар Монголын МСС-ийн удирдлагад зөвлөгөө, мэдээлэл өгөх. 
• Монголын МСС-ийн ажилтнуудад захиргааны бодлого, дүрэм журмын талаар мэдлэг мэдээлэл өгч, тэдгээр бодлого, дүрэм журмын хэрэгжилтийг хангах зорилгоор сургалтын хөтөлбөр боловсруулах, хэрэгжүүлэх ажлыг удирдан зохион байгуулах.
• Монголын МСС-ийн үйл ажиллагаанд тогтмол үнэлгээ хийж, хяналт тавих ажлыг удирдан зохион байгуулж, ажилтнуудын сэтгэл ханамж, ажлын бүтээмж, гүйцэтгэл, дүрэм журмын биелэлтийг сайжруулахад шаардлагатай өөрчлөлт, сайжруулалтыг тухай бүр санал болгох.
• Монголын МСС-ийн Гүйцэтгэх захирлаас өгсөн бусад үүрэг даалгаврыг тухай бүр гүйцэтгэх.

Шалгуур үзүүлэлт

Боловсрол:

• Бизнесийн удирдлага, захиргаа, менежмент, олон улсын бизнес, байгууллагын хөгжил болон ижил төстэй бусад чиглэлээр бакалаврын буюу түүнээс дээш зэрэг эзэмшсэн байх. Магистр болон түүнээс дээш зэрэгтэй бол давуу тал болно.

Ажлын туршлага:

• Захиргаа, удирдлага, байгууллагын хөгжил, стратеги төлөвлөлтийн чиглэлээр 8 жил ба түүнээс дээш ажилласан туршлагатай байх.
• Ижил төстэй бүтэц, хэмжээ, зохион байгуулалттай оффис, хэлтэс эсхүл хэрэгжүүлэгч байгууллага, болон төслийн менежментийн байгууллагад хэрэгжүүлдэг мэдээллийн технологийн (IT) системийг амжилттай сонгон шалгаруулж, удирдан зохион байгуулж, хяналт тавьж байсан бодит туршлагатай.
• Оффисын засвар үйлчилгээ, худалдан авалт, дотоодын борлуулагч болон ханган нийлүүлэгчидтэй гэрээ байгуулах зэрэг ижил төстэй бүтэц, хэмжээ, зохион байгуулалттай оффис, хэлтэс эсвэл хуулийн этгээдийн өдөр тутмын үйл ажиллагааг амжилттай удирдан зохион байгуулж байсан бодит туршлагатай.
• Асуудлыг шийдвэрлэх бодит чадвартай байх.

Хэлний мэдлэг:

• Монгол, англи хэлний бичгийн болон ярианы өндөр (англи хэлний түвшин ILR Level 3 буюу түүнээс дээш) чадвартай байх.

АЖЛЫН БАЙРАНД ХАМААРАХ ҮНДСЭН УР ЧАДВАР:

• Зохион байгуулалт сайтай, үр дүнг чухалчилсан хандлагатай бөгөөд Компакт гэрээний стратеги, зорилтуудыг ажлын тодорхой төлөвлөгөө болгон буулгах.
• Нэгдмэл зорилгын төлөө багийн бусад гишүүдтэй уялдаа холбоотойгоор нягт хамтран ажиллаж, холбогдох талуудтай итгэлтэй, түншийн харилцаа тогтоох.
• Засгийн газрын агентлаг, корпораци эсхүл хандивлагч байгууллагад бодит туршлагатай байх, багийг үр дүнтэй удирдаж байсан, үр дүнд тулгуурласан манлайллын туршлагатай удирдагч байх.
• Ажлын чанарыг нэмэгдүүлэх, зорилгодоо хүрэхэд багаа хөгжүүлэх, боломжийг бүрдүүлэх, урамшуулах, дэмжих чиглэлээр амжилттай ажиллах.
• Болзошгүй сорилтуудыг урьдчилан харж, оновчтой шийдэл санал болгох.
• Нарийн мэргэжлийн асуудлаар монгол, англи хэл дээр хэлэлцээ хийх.
• Microsoft Office болон ажлын байр тус бүрт хамаарах мэргэжлийн програм хангамжийг сайтар эзэмшсэн.
• Цаг үеийн асуудлуудыг шуурхай ойлгож, мэдээлэлд суурилсан шийдвэр гаргах.
• Ачаалал даах, ажлаа үр дүнтэйгээр зохион байгуулж, төлөвлөх.
• Өөрийн болон бусдын ажлыг гүйцэтгэхэд шаардлагатай мэдээлэл, тоо баримтыг боловсруулан дүн шинжилгээ хийж, шийдвэр гаргах.

ХОЛБОГДОХ ХАЯГ:

Англи хэл дээрх намтар (Curriculum Vitae), ажил горилох тухай захидал (“Cover Letter”), дипломны хуулбар болон шаардлагатай гэж үзсэн бусад материалыг hr@mca-mongolia.gov.mn э-шуудангаар ирүүлнэ (АЖЛЫН БАЙРНЫ НЭРИЙГ ТОДОТГОНО).

Зөвхөн эхний шатны шалгаруулалтад тэнцсэн хүмүүстэй 2021 оны 12 дугаар сарын 20-ны дотор холбогдоно.

Сонгон шалгаруулалтын талаарх мэдээллийг ажлын цагаар 7711-1710 утсаар авна уу.

Сонгон шалгаруулалтын аливаа (өргөдөл гаргах, ярилцлагад орох, тайлан боловсруулах, сургалтад хамрагдах зэрэг) шатанд Монголын МСС болон түүний аливаа төлөөлөлд хураамж, төлбөр төлөхгүй болно.

MILLENNIUM CHALLENGE ACCOUNT

(MCA – MONGOLIA)

VACANCY ANNOUNCEMENT

Closing date: 17.00 ULAT, December 13, 2021

1.DIRECTOR, ADMINISTRATION

The Director, Administration, is responsible for developing and implementing administrative policies and procedures and managing the daily operations of MCA-Mongolia, including office services, facilities management, transportation and logistics, information technology, and staffing and human resources. The Director, Administration, reports to the Chief Executive Officer (CEO) and supervises three managers in division of twelve (12) staff. 

Duties and responsibilities

• Lead the development and implementation of administrative policies and procedures that adapt MCC’s guidelines for record management, health, safety, security, and continuity of operations to the needs of MCA-Mongolia and ensure compliance with local regulations and laws.
• Coordinate and oversee the development of strategies to meet MCA-Mongolia’s needs for administrative support, office services, office furniture, office equipment, logistics, transportation, travel support, and information technology, and develop associated budgets for these activities.
• Directly supervise the day-to-day work of an office manager, information technology manager, and human resources manager and provide overall strategic direction to the administration division of MCA-Mongolia.
• Oversee the management and operation of the office space, facilities, equipment and vehicles of MCA-Mongolia to ensure consistent availability, functionality, safety, security, ease of use, and efficiency.
• Advise MCA-management regarding compliance with local legislation related to operating as an entity in the country.
• Oversee the development and implementation of training programs among the staff of MCA-Mongolia to ensure broad awareness of and compliance with the administrative policies and procedures of MCA-Mongolia.
• Lead regular reviews of MCA-Mongolia’s operational processes and administrative policies, recommending changes and improvements as may be needed to boost end user satisfaction, efficiency, operational performance, and compliance.
• Perform additional tasks and accept additional responsibilities assigned by the CEO of MCA-Mongolia. 

Evaluation criteria

Education:

• Bachelor’s Degree in administration, management, business administration, international business, organizational development or a similar field. Master degree or other advanced degree preferred.

Work experience:

• Eight (8) years or more of prior experience working in office administration, management, organizational development or strategic planning.
• Demonstrated experience in the successful selection, management or oversight of information technology (IT) systems that are typically deployed in project management operations for an office, department or entity of similar size and complexity.
• Demonstrated experience in the successful management of the day-to day operations of an office, department or entity of similar size and complexity, including the oversight of office maintanance, the procure of office supplies and services, and the negotiations of contracts with local vendors and suppliers.
• Demonstrated interpersonal and problem solving skills.  

Communication and languages:

• Competency in Mongolian and English, both verbally and in writing. English language proficiency at ILR Level 3 or above is preferred.

CORE COMPETENCIES:

• Dynamic and experienced leader with significant experience in a corporation, government agency or philanthropic entity and a proven track record for effective team management and results-driven leadership.
• Organized and results-oriented, with the ability to translate Compact strategy and objectives into tasks and work plans.
• Accomplished in developing, motivating and supporting teams, including coaching and creating development opportunities to maximize production and quality of work and achieve goals.
• Skilled in building consensus among employees and developing strong relationships with outside stakeholders.
• Able to identify and propose solutions to mitigate and manage risks.
• A strong negotiator in English and Mongolian, able to inspire confidence and create trust.
• Proficiency in Microsoft Office and relevant professional applications and software.
• Efficient in understanding new issues quickly and making well-informed decisions.
• Able to work under pressure and plan personal workload effectively.
• Skilled in analyzing facts and data to support sound, logical decisions regarding own and others’ work.

TO APPLY

For the position of the Director, Administration:

Please submit your Cover Letter and Curriculum Vitae (“CV”) in English, copy of diploma and other relevant documents via email to hr@mca-mongolia.gov.mn (INDICATE THE REFERRED POSITION IN THE SUBJECT LINE).

Only candidates qualified for the first round will be contacted by December 20, 2021.

For recruiting information, please contact at 7711-1710 during business hours.

No fees will be paid to MCA-Mongolia or any of its agents at any stage of the recruitment process (application, interview, processing, training fees or other).